Fondations & Associations : Qualifier vos anciennes bases de donateurs avant de collecter des fonds

Renouer le contact avec ses anciens donateurs est une étape indispensable pour toute association qui souhaite donner un nouvel élan à son activité philanthropique.

Les pratiques de mécénat évoluent rapidement ces dernières années et engagent les organisations existantes dans une recherche toujours plus intensive de fonds privés. Les fondations et associations ont à faire évoluer leurs missions et à en intégrer de nouvelles afin de définir des stratégies de levées de fonds plus professionnelles. Pour agir efficacement, les organisations ont besoin d’accompagner cette démarche d’une montée en compétence générale mais aussi d’une véritable méthodologie de recherche. Ce besoin de méthodologie est récurrent, nous l’avons constaté en répondant aux sollicitations des organisations philanthropiques qui expriment ce besoin d’évolution de leurs pratiques. Nous détaillerons ici une étape indispensable à toute démarche : la qualification des anciennes bases de données donateurs.

Diagnostic : état des lieux de l’organisation

Les fondements d’une stratégie efficace reposent sur une parfaite connaissance de l’organisation, de ses forces et faiblesses et des objectifs à atteindre. Nous vous invitons à entamer vos démarches par une étape de réflexion. Pour cela, le plus simple est de s’astreindre à répondre précisément à une série de questions :

• Quelle est votre cause ? Quels sont vos points forts ? Disposez-vous d’un positionnement marketing ou d’une plateforme de marque formalisée ? Quelles sont vos cibles ? Quelles sont vos objectifs à court, moyen et long terme ?
• Quels sont vos différents supports de communication ? Quelles actions ont déjà été entreprises pour récolter des fonds dans le passé ?
• Quels sont les temps forts de votre cause ?
• Quel est l’objectif financier de vos opérations de collecte à venir ?
• Quels projets, actions, équipements pourraient financer les opérations de levée de fonds à venir ?
• Quel est votre futur plan de communication  ? Quelle communication régulière pensez-vous effectuer après la levée de fonds ?

Analyse de la base de données existante

• Quand et comment ont été collectés les contacts existants ?
• Quelle est la structure de la base existante ?

Exemple : NOM, Prénom, Adresse mail, Adresse postale, Numéro de téléphone, Date de naissance, Date des dons, Montant des dons, Fléchage des dons…

• De combien d’adresses mail, adresses postales et de numéros de téléphone disposez-vous ?

La gestion des données et des informations collectées par une association détermine la réussite de ses futures campagnes. Une base de données complète et à jour requiert un travail régulier et collaboratif. Pour assurer à l’avenir la qualité des données récoltées, nous vous conseillons de définir et de mettre en place un processus de recueil et actualisation des données.

Réalisation d’une campagne de qualification des données

Après avoir recoupé les différents fichiers afin d’éviter les doublons, vous pouvez enrichir votre base de données en la rapprochant d’une mégabase de données mutualisée fournie par un partenaire spécialisé.

La campagne de qualification que nous préconisons cible les anciens donateurs et se matérialise par l’envoi d’un mail suivi de deux relances et d’un appel téléphonique opéré par un centre d’appels spécialisé.

Le message de votre mail peut se construire autour de divers scénarios :

• La mise en application du RGPD nous impose de mettre à jour notre base de données (Le RGPD est une contrainte mais aussi une opportunité de renouer le contact avec vos donateurs.)
• Nous aimerions mieux vous connaître. Accepteriez de nous donner quelques informations pour compléter notre base de donateurs ?
• Vous avez manifesté votre intérêt à la cause que nous défendons par le passé, peut-on compter sur vous dans le futur ?
• Nous vous invitons à rejoindre notre club des mécènes / Nous désirons valoriser nos mécènes sur une page Internet dédiée. Accepteriez-vous d’y apparaître ?
•  Accepteriez-vous de nous donner quelques informations pour compléter notre base de donateurs ?

Cette action doit être suivie d’une campagne de collecte de fonds dont les moyens seront déterminés en fonction des  objectifs définis lors de la phase d’analyse : envoi d’une brochure avec lettre d’accompagnement par voie postale, création d’une landing page avec manifeste et envoi de différentes séquences d’emailings, appels téléphoniques aux donateurs identifiés afin de leur proposer la mise en place d’un prélèvement bancaire mensuel…

Photographie : (c) Red Deer