Organiser le dîner de générosité de votre fondation ou association

Un bon repas est un moment de partage : les dîners de charité permettent souvent de collecter des fonds auprès des convives.

Traditionnels dans les pays anglo-saxons, les dîners de charité, de générosité, de solidarité ou encore de bienfaisance, séduisent de plus en plus en France. En mai, pendant le Festival de Cannes, le dîner de l’Amfar organisé par la célèbre fondation américaine contre le Sida est par exemple l'occasion pour actrices et mannequins de faire preuve de générosité. De nombreux dîners de collectes de fonds ou conquêtes de nouveaux électeurs jalonnent de la même manière les campagnes électorales. Plus modestement, des fondations et associations organisent régulièrement des dîners, mais aussi des petits déjeuners, déjeuners et cocktails dinatoires, qui leur permettent à la fois de communiquer sur leurs projets et de créer une dynamique autour de leurs causes.

Le principe du dîner de générosité est de réunir des donateurs potentiels autour d’un hôte remarquable parrain de la cause et de témoins bénéficiaires ou responsables d’un projet afin de les sensibiliser à une cause pour laquelle ils pourraient se mobiliser.

Comment réussir votre événement caritatif ?

La définition de votre budget événementiel

Tout événement a un coût et ce coût doit être proportionnel aux bénéfices escomptés. Les dépenses liées à la tenue de votre dîner doivent être également cohérentes avec les causes que vous défendez, c’est à dire justifiées et justifiables aux yeux de vos bénéficiaires et mécènes. Votre budget prévisionnel va définir la faisabilité de votre événement : sa taille, sa récurrence, son champ d’actions. Contactez en amont vos futurs prestataires et fournisseurs pour obtenir des devis : location des lieux, définition des menus...

N’oubliez pas qu’il y aura forcément des dépenses imprévues dont votre budget doit tenir compte. Pour éviter toutes surprises désagréables, votre budget doit être mis à jour au fur et à mesure de l’avancée de l’organisation de votre dîner.

Le choix du thème du dîner

Quel sera le thème de votre dîner ? En choisir un est important car c’est sur ce thème que vous allez construire votre discours d’approche et donc rédiger des invitations suffisamment incitatives pour attiser la curiosité de vos convives et donc futurs donateurs potentiels.

Deux possibilités :

• Une présentation générale de l'association et ses différentes causes avec un focus sur un projet précis
• Une présentation dédiée à un projet phare ou une thématique emblématique dans le cadre d’un objectif politique : santé, énergie, éducation…

Dans vos projets principaux, choisissez celui sur lequel il n’existe pas ou peu de concurrence, et qui est susceptible de toucher une large audience.

Votre discours d’approche devra embarquer votre lecteur en lui démontrant que vous pourrez agir en faveur de vos bénéficiaires grâce à sa participation, qu’il a un vrai rôle à jouer. Insistez sur le fait qu’il est urgent d’agir et que chaque don compte. Vous pouvez introduire la notion de coûts, de besoins en financement. Il est essentiel que votre lecteur comprenne que ce n’est pas le dîner en lui-même qui est désirable mais bien l’occasion qu’il offre d’agir.

Exemple : Avec tant d’euros, nous aidons un enfant placé dans un de nos foyers à s’offrir une place de cinéma pour sortir avec un ami le week-end, de quoi s’acheter l’agenda de son choix à la rentrée scolaire… autant de petites choses qui, loin d’être des détails pour lui, lui font se sentir mieux.

La défiscalisation n’est pas un argument en soi, mais elle permet d’augmenter le montant du don final.

Soyez clair : vous devez faire comprendre que participer au dîner est gratuit et n’engage à rien, mais que son objectif est bien de présenter une cause et de la financer.

N’oubliez pas de valoriser vos invités en personnalisant votre discours d’approche. L’adresse et l’argumentation de votre approche varient avec la qualité de votre interlocuteur : fondateur dirigeant salarié, start-up, grande multinationale… N’hésitez pas à souligner l’engagement des entreprises qui s’investissent déjà dans une responsabilité sociale ambitieuse. Vous pouvez mettre en valeur la présence d’une personnalité avec son accord.

Préparez une documentation sur votre organisation ainsi que sur le projet que vous allez présenter le cas échéant. Des invités, désireux de se renseigner en détails avant d’accepter de participer, vous la demanderont.

Un lieu à la fois attractif et adapté à l’identité de votre organisation

Chez un hôte quand l’ensemble des convives appartient à son cercle intime, dans un local de l’association, dans un lieu neutre comme un restaurant, une belle demeure, un musée, tout est possible mais il est impératif que le cadre du dîner soit à la fois en adéquation avec ses convives et son thème, d’autant plus qu’aujourd’hui le public est particulièrement sensible sur ce point. Trouver un lieu neutre adéquat est souvent un processus difficile et long car il faut identifier les lieux potentiels qui conviennent, leurs disponibilités, puis négocier des tarifs dans votre budget. Le bon lieu résout la difficile équation de l’équilibre tarif-attractivité-adéquation. Ne cédez pas à la tentation de l’ostentatoire, du luxe car vos invités ne viendront pas spécifiquement pour un lieu qu’ils peuvent s’offrir par ailleurs.Votre impératif est de pouvoir privatiser un espace à part, au calme.

Petit conseil : recherchez les nouveaux établissements qui seront ravis de se faire connaître d’une clientèle choisie.

Avant de sélectionner les menus, les animations, de travailler l’organisation de l’espace, vos plans de table, renseignez-vous sur la culture locale auprès de relais avertis. Un dîner ne s'organise pas de la même manière à Paris, Nice, Monaco ou Londres...

L’identification de vos convives

Deux grands cas de figure peuvent s’entremêler :

• Vous comptez sur un ambassadeur doté d’un très beau carnet d’adresses (un chef d’entreprise reconnu, un artiste reconnu, un élu politique, etc) ou sur plusieurs relais qui inviteront leurs relations.
• Vous souhaitez approcher des mécènes potentiels que vous ne connaissez pas encore et avec lesquels vous n’entretenez pas encore de relation. Cette étape, ô combien cruciale, requiert un travail de fond qui ne doit pas être sous-estimé. Prévoyez votre rétroplanning en conséquence. L’idéal est de pouvoir s’appuyer sur des relations ayant accès à différentes sources d’information : annuaires des adhérents aux syndicats patronaux locaux (MEDEF, CPME…) et autres associations professionnelles ou club business.

Vous pouvez également approcher des prescripteurs potentiels : conseils en gestion de patrimoine, family office, experts comptables, avocats fiscalistes, responsables RSE, présidents de clubs d’entreprises… En pareil cas, votre discours d’approche s’adapte : « Dans le cadre de votre activité, nous pensons que vous pouvez être amené à suggérer une association caritative à vos clients ou relations professionnelles». Une précaution : éviter la période fiscale.

Pour compléter vos tables, vous pouvez inviter une sélection de vos personnels de terrain ou donateurs actuels afin de renforcer leur intérêt pour votre cause. L'engagement passé et avéré des uns fait souvent l'engagement futur des nouveaux donateurs. Les conversations de table font parfois plus qu'un long discours.

Vos convives ont nécessairement des agendas très remplis : nous vous conseillons d’envoyer vos invitations au moins un mois avant la date de l’évènement.

Le déroulement des différentes séquences d’invitations et relances :

• Appels téléphoniques de votre ambassadeur à ses relations identifiées comme pertinentes
• Envoi d’invitations papier avec mot manuscrit d’un responsable de l’association (Président…)
• Mail d’invitation aux personnes n’ayant pas confirmé ou décliné suite à l’envoi des invitations papier

Une fois votre liste d'invités bouclée, nous vous conseillons de réaliser une fiche synthétique sur laquelle figurent la photographie des différents invités accompagnée de leurs prénoms, noms, fonctions, la société dans laquelle ils travaillent, une courte biographie quand les informations sont disponibles sur Internet et un espace libre pour des prises de notes.

NB : Pensez bien à envoyer une confirmation le jour précédent le dîner avec un plan d'accès et des précisions sur les modalités de parking.

Le grand jour, le grand soir

N’hésitez pas à organiser dans l’après-midi une tournée de visites aux personnalités qui n'ont pu se libérer pour le dîner : patrons de syndicats professionnels, d'associations d'entrepreneurs engagés, dirigeants d'entreprises...

Un dîner dure 1h30 à 2 heures environ au total jalonnées de différents temps forts :

• Le mot d'accueil : une introduction de 15 minutes environ qui présente la structure, l’histoire de l’organisation
• L’exposé des projets : 25 minutes environ
• Un temps de questions-réponses : 35 minutes environ

Nous vous recommandons de travailler en profondeur sur les projets locaux en amont : actions, nombres de bénéficiaires, histoires à partager… Soulignez les contreparties en valorisant le fait que vous êtes à la disposition de vos donateurs pour les accompagner dans la communication de leurs bonnes actions. Détaillez la suite de votre action : création d’un cercle des mécènes locaux par exemple, organisation de nouveaux évènements (dîners réguliers, une soirée évènementielle par an).

L’objectif des échanges est pour vous de comprendre les éléments qui sont nécessaires à un donateur potentiel pour que son intérêt se traduise en un don. Il est bon de prévoir un argumentaire expliquant pourquoi l’association a des besoins en financement ou encore sur les processus de transparence et labellisation en place (Don en confiance, IDEAS, Do Good…).

Si l’ambiance s’y prête, vous pouvez insister sur la réalisation de votre objectif de collecte : « Si chacun des invités donnait X€ ce soir, nous pourrions… ».

N’oubliez pas de sensibiliser vos convives au fait qu’il est important pour votre cause qu’ils la partagent autour d’eux, qu’ils vous présentent à des personnes influentes ou parrainent leurs proches.

Un impératif : Les membres de votre équipe sont munis des RIB de votre organisation, disposent d’un terminal de paiement par carte bancaire portatif et savent où conserver les dons par chèque.

L’après soirée : remerciements et renforcement du lien

Reprenez contact individuellement avec chaque invité pour le remercier, faire un suivi des engagements qu'il a pu prendre vis à vis de votre cause : en parler à telle personne d'influence, faire un don...

Envoyez un mail à vos invités en leur proposant de s’abonner à vos communications digitales et papier.

Ne manquez pas de revenir vers vos donateurs afin de donner des nouvelles du projet financé, d'expliquer l’utilité de leur don aux donateurs, montrer ce qu’il a permis de financer concrètement et terminer votre emailing en insérant un bouton de don.

Nous vous conseillons d’organiser un premier dîner test afin d’expérimenter ce type d’évènement, à Paris si vous êtes une structure nationale.

Forte de son expérience et de la confiance de ses clients, telle que la Fondation de l’Armée du Salut, l’Agence NOCTA peut vous accompagner dans le déploiement de vos évènements, la rédaction des argumentaires ou encore la formation de votre équipe.