Marchés publics : quand et comment y répondre ? Quelques recommandations

Les marchés publics sont des appels d’offres soumis au droit public qui mettent en œuvre des procédures par lesquelles l’acheteur choisit l’offre la plus avantageuse sur la base de critères objectifs préalablement portés à la connaissance des candidats. De plus en plus d’entreprises privées adoptent ce mode de sélection en organisant ce qu’elles nomment des « consultations » pour mettre en concurrence leurs futurs prestataires potentiels. Qu’elles répondent aux marchés publics ou à ces « consultations », les sociétés candidates font face à la même problématique  :  comment se démarquer de la concurrence tout en s’ajustant au mieux aux critères de notation ? Nombre d’entre elles font appel à des agences de communication qui les accompagnent dans la construction, la formalisation et la présentation d’une réponse stratégique juste et différenciante.

A quels appels d’offre répondre ?

Avant de prendre la décision de répondre ou non, vous devez soumettre l’appel d’offre à une grille d’analyse précise. Quels sont les critères objectifs qui entrent en compte dans la notation finale des sociétés candidates ?  Correspondent-ils aux pratiques de votre société ? Si les tarifs proposés dans le cadre de l’appel d’offre comptent pour 70 % de la notation, vous pouvez être assuré que l’émetteur sélectionnera l’offre aux tarifs les plus bas sans prêter attention à la qualité. Par contre, si les tarifs n’entrent en ligne de compte qu’à 30% de la notation globale,  l’émetteur vous indique indirectement qu’il se basera sur son ressenti et donc sur une évaluation plus ou moins subjective de la valeur des offres des sociétés candidates. Choisir de répondre à un marché dont les ratios de notation sont disproportionnés est une stratégie possible, mais nous vous conseillons de vous orienter vers des marchés plus proportionnés de  type 60% – 40% car vous bénéficierez ainsi d’une plus grande objectivité de la part de l’émetteur.

Le plus sage est de soumettre le cahier des charges de l’offre à un faisceau de questions dont chaque réponse entrera en ligne de compte dans votre décision finale. D’emblée, ce cahier des charges est-il complet et précis ? Plus il l’est, plus il vous sera facile d’y répondre. Avez-vous une réelle expérience sur le sujet ? Et disposez-vous des facteurs-clefs de réussite ? Quel est le montant du budget maximum annoncé ? Quel est le délai de mise en oeuvre avancé ? Une possibilité de récurrence est-elle évoquée ? Quel est le délai de réponse imposé ? Demandez-vous également si cette offre peut devenir une référence intéressante pour votre société, si elle peut vous ouvrir de nouveaux marchés. Enfin, vous devez estimer le nombre et la taille de vos concurrents susceptibles de s’engager sur cet appel d’offre.

Gérer et  planifier votre réponse à un appel d’offre

Analyser un appel d’offre permet de prendre une décision objective, certes, mais aussi de préparer en toute connaissance de cause le planning d’une réponse structurée. Vous pouvez définir les différents rôles des membres de votre équipe et établir un planning qui vous donnera le temps de composer votre document final sereinement et l’envoyer dans les délais imposés. Une seconde de retard et vous êtes éliminé d’office ! L’idéal est de finaliser votre document-réponse à J-4, mais de ne le livrer que le jour J afin d’éviter toute fuite.

Composer un document-réponse complet, détaillé et séduisant : de la rédaction technique à la mise en forme

Votre mémoire technique fera office de contrat : Il doit être clair, structuré et détaillé. Si l’émetteur a volontairement rédigé une offre floue,  c’est qu’il attend de vous que vous explicitiez clairement comment vous allez mettre en place la prestation attendue et quelles seront ses caractéristiques. Votre document réponse sera lu par plusieurs personnes, dont certaines ne seront pas spécialistes des sujets abordés, des élus par exemple. Un Assistant à la Maîtrise d’Ouvrage (AMO) peut également être missionné pour évaluer la technicité de votre réponse. Pour étoffer votre offre, n’hésitez pas à proposer des services annexes auxquels l’émetteur du marché peut ne pas avoir pensé.

Afin de faciliter la lecture de votre document, vous devez y inclure une synthèse. La personne chargée de lire votre réponse devra sûrement en faire la synthèse à son responsable et ce compte-rendu sera relayé par divers intermédiaires jusqu’au sommet de la hiérarchie. La synthèse que vous avez préparée facilitera le travail de diffusion de votre offre tout en garantissant la juste évaluation de celle-ci.

Nous vous invitons à introduire  dans votre réponse une partie « présentation type » qui vous mettra en valeur et vous démarquera de vos concurrents. Quelle est votre originalité ? Votre expertise ? Vos valeurs ? Pourquoi êtes-vous le meilleur des candidats ?

Les engagements RSE de votre entreprise auront peut-être toute leur importance en terme de développement durable, mais aussi en terme d’éthique. Détaillez-les et n’hésitez pas à valoriser votre adhésion à une association professionnelle car la plupart d’entre elles exigent de leurs membres la signature d’une charte de bonnes pratiques.

Si, sur le plan légal, vos références ne peuvent être prises en compte dans la notation de votre document-réponse, elles ont en réalité un intérêt, une influence sur la réception de votre offre. Choisissez-les avec discernement et soignez leur présentation, notamment en les illustrant avec des visuels de qualité. Les réalisations que vous allez valoriser doivent faire sens vis à vis de l’offre et donc mettre en avant un savoir-faire, une expertise liés au marché.

Comme votre document réponse est appelé à circuler, vous n’indiquerez vos tarifs que dans les bordereaux de prix. Pensez-bien à vous munir d’une signature électronique adaptée car les réponses sont désormais dématérialisées.

Mais la rédaction technique de votre réponse ne fera pas tout : vous devez être attentif à sa mise en forme. Pour personnaliser votre réponse et toucher l’émetteur du marché, donc le séduire, nous vous recommandons d’utiliser ses codes graphiques que vous associerez à votre propre charte graphique.

Préparer l’oral : un mediatraining de la réussite

Une fois votre document pré-sélectionné, vous pouvez être convoqué à un oral durant lequel vous devrez défendre votre offre. Dans un temps imparti, il vous faudra présenter, expliquer et vendre votre proposition. Bien sûr, lors de cet exercice, vous serez confronté aux questions techniques et aux points que l’émetteur de l’offre a moins appréciés dans votre document. Avoir un plan en tête ne suffit pas. L’oral est l’opportunité de lever les freins éventuels. Une sélection peut s’y faire ou se défaire. Il est donc important de bien se préparer à cet entretien, de s’y entrainer. Vous devez aborder cet oral en sachant sur quels points vous risquez d’être en difficulté et donc en ayant travaillé pour chacun une réponse argumentée et convaincante.

Négocier : le volet tarifaire

Vous avez passé avec succès les différentes étapes de sélection et vous êtes maintenant en face du responsable du marché afin de discuter des derniers détails avant signature. Dans cette phase de négociation,  vous n’avez pas le droit  de modifier les termes de votre réponse. Si vous vous êtes engagé, par exemple, sur deux  jours de conseil et un jour de réunion, vous ne pouvez pas revenir sur cette offre et prétendre négocier trois jours de conseil et deux  jours de réunion. Mais, lors de cette phase, vous pouvez  négocier vos tarifs.

Pour ne pas rater des opportunités intéressantes, il ne vous reste plus qu’à mettre en place une veille sur les différents sites diffusant les offres afin d’être alerté par mail de la publication de nouveaux marchés.

https://www.boamp.fr

https://www.marches-publics.info

https://www.marches-securises.fr

https://www.marches-securises.fr/entreprise/

http://www.achatpublic.com

https://marches.maximilien.fr

https://marches-publics.maregionsud.fr/#nav

https://www.aws-entreprises.com/entreprise/

https://www.marches-publics.gouv.fr/

https://portail.marcoweb.fr/

Photographie : (c) Smolaw